Электронная система бронирования переговорных, конференц-залов, учебных аудиторий, небольших переговорных зон (Huddle Spaces) — важный элемент управление инфраструктурой, который необходимо внедрить в современной компании.

Нехватка площадей — типичная ситуация, с которой сталкиваются компании на стадии роста. Переговорная всегда занята, сотрудники разных отделов вынуждены занимать очередь. Казалось бы логичным решением было бы увеличить количество переговорных. Однако практика показывает, что не всегда увеличение площади приводит к приросту производительности. Часто к большим результатам по сравнению с увеличением площади приводит правильное планирование и расставление приоритетов.

Как понять, что дополнительные помещения действительно нужны?

Первое, что рекомендуется сделать в этом случае — отказаться от стикеров, бумажных журналов посещений и каких-либо устных договоренностей. Оптимально, если сотрудники станут использовать Outlook, Google Calendar или другую привычную среду для бронирования событий. Дисциплина и ответственный подход к бронированию должны стать неотъемлемой частью делового общения внутри компании.

Однако стоит помнить, что ввод строгих регламентов негативно влияет на спонтанное появление идей и снижает гибкость в выборе руководящих решений. Например, часто бывает необходимо забронировать переговорную, находясь непосредственно рядом с ней (on-hook). Также сотрудникам важно быстро оценить, сколько времени есть в запасе до начала очередных переговоров.

Для этих целей идеально подходят панельные компьютеры Qbic, которые, при наличии специализированного программного обеспечения, могут отображать расписание встреч и текущий статус использования переговорной, а также помогают провести "check-in" (подтверждение начала) и "check-out" (подтверждение завершения) на основе RFID-пропусков или пин-кода.

В результате процесс бронирования становится простым и понятным. В типичной ситуации, когда переговорная занята, но нужно провести срочное совещание, современные системы бронирования, например, MeetingRoomApp, позволяют быстро найти и забронировать другое свободное помещение, а также построить оптимальный маршрут на виртуальном плане предприятия "WayFinder".

Кроме того, системы бронирования могут отслеживать проведение незапланированных встреч, если в помещении установлены сенсоры присутствия. Модуль аналитики позволяет руководителю компании составить реальную картину использования помещения:

• количество проведенных встреч, какую часть рабочего времени помещение действительно занято;
• количество встреч, которые были запланированы, но не состоялись (участники не пришли);
• количество проведенных незапланированных (Ghost) встреч, при условии использования сенсоров.